istraži smartworking

Sadržaj omogućuje Hrvatski Telekom

Biznis revolucija malih poduzetnika:

Ovo su pametna rješenja kojima smo unaprijedili naš posao i osvojili kupce

PRIVATNA STOMATOLOŠKA ORDINACIJA

Naši pacijenti na velikim ekranima prate zahvate

Deseci pacijenata dnevno prođu kroz privatnu stomatološku ordinaciju u Osijeku. Sve dijagnoze, obavljene postupke i termine jednostavno je nemoguće zapamtiti. Klasični kartoni pacijenata odavno su otišli u povijest kao nezgrapne hrpe papira koje su nepotrebno zauzimale prostor u ordinacijama. Vlasnik novootvorene ordinacije u Osijeku na papire nije ni pomišljao. Pri uređenju prostora i nabavi opreme pratio je, kaže, najnovije trendove u stomatologiji, ali i u organizaciji posla kroz sva moguća tehnološka rješenja kako bi sve funkcioniralo glatko, brzo i učinkovito.

Petero nas je u ordinaciji, a program koji svi koristimo je mini Customer relationship manager, softver za upravljanje odnosa s korisnicima. U njega pohranjujemo sve podatke o našim pacijentima, njihovu zdravstvenom stanju, potrebnim zahvatima i novim terminima. Uz CRM je nemoguće zaboraviti obaveze. Podsjeti nas koji nas pacijenti idućih dana čekaju, a onda mi podsjetimo njih telefonskim pozivom - objašnjava vlasnik ordinacije.

U svakoj ordinaciji po jedno je računalo spojeno na veliki plazma ekran, na kojem pacijentima mogu pokazati snimke rendgena ili prijenos zahvata koji je u tijeku, te tableti spojeni na wireless. Njih liječnici koriste kako bi kolegama u susjednoj ordinaciji pokazali snimke pacijenta kada im zatreba savjet. Wireless je, naravno, dostupan i pacijentima dok čekaju u ordinaciji, iako je to vrijeme svedeno na minimum otkako su nove tehnologije uzele maha u sustavu naručivanja i organizacije posla. Pacijenti više ne moraju čekati ni nakon što su gotovi sa zahvatom.

Svi u realnom vremenu možemo pratiti što kolege rade u CRM-u, a u njega spremamo sve bilješke i dokumente o pacijentima. Čim završim sa zahvatom, kolegica na recepciji već printa račun, tako da se pacijenti u ordinaciji ne zadržavaju ni minute više nego što je potrebno. Zahvaljujući digitalizaciji, više ne moraju sa sobom nositi nikakve papirnate dokumente jer je sve spremljeno u našem računalu - priča stomatolog i dodaje da na sličan način rade uz pomoć Officea 365.

Može mu se pristupiti sa svih uređaja i s bilo koje lokacije, a kada više kolega mora na nekom projektu ili memorandumu raditi zajednički, ne moraju biti na istome mjestu, nego svatko sa svoje lokacije radi kako mu odgovara.

Office 365 najviše koristimo kad sudjelujemo na zdravstvenim skupovima ili konferencijama. Zajedno u Power Pointu pripremamo prezentacije, najčešće od kuće jer tijekom radnog vremena ne stignemo. Softver nam omogućuje da istodobno, svatko iz svog dnevnog boravka, radi na svom dijelu prezentacije, što uvelike olakšava posao. Ne moramo cijeli dan provesti u ordinaciji. Ipak je lakše raditi iz udobnosti svojeg doma - dodaje.

Kad su financije u pitanju, osječki stomatolog odlučio se za najbolju opciju na tržištu - fiskalnu blagajnu koja ima internetsku vezu, printer i aplikaciju te automatski Poreznoj dostavlja račune. Uz fiskalnu blagajnu ne moraju se brinuti jesu li sve dokumente dostavili Poreznoj. Čak i u slučaju da se veza prekine, mogu izdavati račune, a oni će se automatski poslati Poreznoj kada se veza opet uspostavi. Imati takav pouzdan sustav uistinu olakšava posao i uklanja brige.

A kako se ne bi morao brinuti ni kad je izvan ordinacije, tu je videonadzor. Sustav može imati nekoliko ili stotinu kamera, ovisno o potrebama poduzetnika. Sve lokacije mogu se nadgledati uživo s jednog mjesta.

Kad sam pokretao vlastiti posao, htio sam sve odraditi na najvišem mogućem nivou. Postavljanje videonadzora bio je logičan potez. U našoj ordinaciji je sva najmodernija medicinska i IT oprema, za koju sam izdvojio prilično veliku svotu. Uz videonadzor sam siguran da su moj posao i imovina zaštićeni - zaključuje stomatolog iz Osijeka.

ŠKOLA STRANIH JEZIKA

Polaznici međusobno dijele materijale u cloudu, učenje se seli online

Zagrebačka škola stranih jezika, koja po semestru ima do tri tisuće polaznika, bez pametnih tehnoloških rješenja ne može niti zamisliti svoje poslovanje.

Mi smo već 1990. godine uveli računalni upis i evidenciju polaznika. Sami smo, prema mom projektnom rješenju, dali izraditi program koji smo kasnije nadograđivali i modernizirali - prisjeća se vlasnica škole stranih jezika s tradicijom dugom 65 godina.

Već godinama se nijedan posao ne može raditi bez dobre računalne opreme i Office paketa, a to posebno vrijedi za današnje doba. Ono što je računarstvo u oblaku s pouzdanim i brzim internetom donijelo tvrtkama kao što je ova škola jest suradnja između kolega u svakom trenutku i sa svakog mjesta.

Treba nam mogućnost da se Word, Power Point i Excel koriste na bilo kojem uređaju, ali i da nas više može raditi na jednom dokumentu, da možemo nadopunjavati ili mijenjati određene podatke o polaznicima. Kad imate toliko ljudi u jednom semestru u školi, morate precizno voditi evidenciju. Uostalom, nužno je da naši profesori imaju sve uvjete za pristojan rad, što znači da njihove prezentacije i predavanja moraju funkcionirati na našim uređajima - objašnjava vlasnica.

Osim toga, digitalizacija im omogućava da i materijale za učenje s onim polaznicima koji to žele dijele elektronskim putem, bez potrebe za stotinama i stotinama listova papira. Naglašava i da su polaznici škole, vjerojatno kao u svakom sektoru gdje se usluga ili edukacija plaćaju, vrlo kritični i zahtjevni. Stoga ne smije biti drugorazrednih rješenja kada je riječ o opremi koja se koristi, ali i usluzi koju polaznici dobivaju za svoj novac.

Želimo izbjeći bilo kakve neugodnosti i pružiti najbolju uslugu svojim polaznicima. Oni žele najbolju opremu, čiste i uredne predavaonice, vrhunske profesore... Ne pristaju na kompromise - iskreno govori vlasnica škole.

Dugogodišnje iskustvo naučilo ih je mnogočemu. Ova zagrebačka poduzetnica dobro se sjeća kako im je bilo kada su doživjeli hakerski napad. To, kaže, ne želi nikome. Ali, od tog nemilog događaja posebnu pozornost posvećuju back upu i osiguranju svojih podataka i arhive. Posebno cijeni što je sustav sigurnosne pohrane podataka tako kalibriran da se sve radi automatski, a podacima se može pristupiti u bilo kojem trenutku te vrlo lako pronaći upravo onaj detalj koji je potreban.

Back up više ne zaboravljam. Kontinuirano pohranjujemo podatke s različitih uređaja kako bi u bilo kakvoj nepredviđenoj situaciji ostali na sigurnom. Iskreno, osobno se ne razumijem dovoljno u tehnologiju pa sam taj dio brige o IT opremi odlučila prepustiti ljudima koji o tome više znaju. Ipak, za sve tražim dodatno objašnjenje. Izvrsno je što nam pohrana u oblaku ili cloud storage omogućava pristup svim dokumentima. Sve što nam treba je internetska veza. A dobro je i što uz pomoć te usluge možemo među sobom dijeliti velike, teške dokumente poput materijala za predavanja za cijeli stupanj ili ispita za cijelu školu, ponekad i fotografije ili videomaterijal - priča nam poduzetnica.

Još jedan alat pametnog poslovanja navodi kao vrlo važan u svojoj školi, a to je CRM, sustav za odnose s klijentima. To je prodajni i marketinški alat uz koji u sustav pohranjuju sve važne informacije o polaznicima: potrebne osobne podatke, datum rođenja i adresu stanovanja, koliko su dugo u školi, kakav im je uspjeh i slično.

Ne radimo to zato što smo znatiželjni pa želimo ulaziti u tuđu privatnost, naravno, nego su, primjerice, mnogi od naših polaznika povratnici u školu. Kada dođu opet, odmah znamo što su dosad učili, na kojoj su razini znanja, kod kojih su profesora bili - sve. To je jednostavno još jedan alat pomoću kojeg pružamo kvalitetniju uslugu - objašnjava vlasnica škole.

Hakerski napad naučio ju je, kaže, da se sa sigurnošću ne smije kockati, pa se odlučila i na videonadzor. Kamere su, kaže, postavljene po hodnicima i na ulazu kako bi osigurali prostor od krađe ili provale.

ODVJETNIK

S klijentima u Kini komuniciram samo voice mailom

Kada bi morao odabrati jedan segment digitalnog svijeta kojeg bi se odrekao kada bi na to bio prisiljen, uspješan zagrebački odvjetnik bio bi, kaže, na teškim mukama. Brzo je zaboravio kako je izgledao njegov posao prije nego što su internet, pametni telefoni, računala i cloud preuzeli svijet. Nema toga što ne koristi u poslovanju, ističe.

Ukratko, koristim apsolutno sve alate koji olakšavaju komunikaciju s klijentima, i meni i njima. A kad kažem sve, mislim doslovno sve: telefon, e-mail, SMS, glasovne poruke, WhatsApp, Viber, Skype… S nekima čak i faks, premda ja koristim digitalnu verziju, dakle, sve faksove šaljem i primam preko računala ili pametnog telefona - navodi.

Budući da u posljednje vrijeme puno komunicira s inozemstvom, moderna sredstva komunikacije neizmjerno mu olakšavaju život.

Jako puno radim s Kinom, s tvrtkama koje ulaze na tamošnje tržište, ali i kineskima koje žele doći u našu regiju. Oni su još napredniji u komunikaciji pa koristim njihove aplikacije. Oni, recimo, jako koriste voice mail, to im je sasvim normalno, jedni drugima šalju po desetke poruka dnevno, što je, kad pogledate, puno jednostavnije nego tipkati. Glasovne su se poruke nama, pak, zbog razlike u vremenskoj zoni pokazale kao odlično rješenje. Pošaljem što trebam, oni odgovore kad ih čuju i onda pošalju meni - objašnjava zagrebački odvjetnik.

Naravno, jednako je važna i komunikacija unutar ureda. Dvoje ih je u kancelariji, a ukupno koriste četiri pametna telefona i tri laptopa. Prijenosna računala čak nisu ni kupili, nego ih unajmljuju, što im je puno jednostavnije jer tako imaju brojne prednosti. Uvijek im je na raspolaganju najsuvremenija oprema, ne moraju se sami brinuti oko informatičke podrške, nego je imaju na raspolaganju od 0 do 24, 365 dana u godini, a posebno mu se sviđa to što je na računala instalirana takozvana udaljena administracija, tako da tehničari sve nadogradnje mogu obavljati preko clouda.

Vrhunska tehnologija i pouzdan internet nešto su bez čega uopće ne možemo poslovati i to smatram normalnim. Više ne mogu zamisliti radni dan na Officeu 365 i cloudu jer više nema one beskonačne razmjene neke Word datoteke po sto puta, dok ne bude ispeglana do kraja. Svatko sjedne za svoj laptop, gdje god da se nalazimo, uđemo u dokument, svatko upisuje svoje ili se nadopunjujemo, dajemo komentare jedan drugome i začas smo gotovi. Sve je pohranjeno na sigurnom, back up se radi automatski pa se ne moram brinuti ni za to, a dosad nisam primijetio da nisam mogao spremiti neki dokument jer je bio prevelik - objašnjava.

A budući da, kao i svaki drugi odvjetnički ured, samo mali dio vremena provode u kancelariji, bez mobilnog interneta bili bi, smatra, izgubljeni. Ovako cijelo svoje poslovanje može nositi u aktovci i gdje god otvori laptop, ured je tu. Usto, nema potrebe da zapošljavaju tajnicu, dodaje, jer su on i kolega neprestano dostupni preko bilo kojeg od sredstava komunikacije.

Puno smo na terenu, na sudu, u gruntovnici, na sastancima. Čim uhvatim deset minuta vremena, otvorim laptop ili samo smartphone i pregledam sve novo što se dogodilo, odgovorim na mailove, iskomuniciram sve ostalo što trebam i nastavljamo dalje. Super je i što je mobilni internet najčešće još brži od fiksnog - kaže odvjetnik.

Nedavno su on i kolega odlučili pokušati smanjiti troškove knjigovodstva, pa su uzeli i program za ERP (Enterprise Resource Planning), odnosno informatički sustav koji im je omogućio da svu kontrolu poslovanja imaju u tom jednom računalnom programu.

Da sam znao da je tako jednostavno, napravio bih to odavno. Račune, fakture, narudžbenice, vođenje knjiga, obračun PDV-a, obračun naših plaća... baš sve imamo u tom programu i sve se obavlja u samo nekoliko logičnih koraka. Program je došao s predlošcima svih dokumenata koji su nam trebali, samo smo prilagodili ono što je nama bilo potrebno i nastavili raditi s tim - objašnjava vlasnik odvjetničkog ureda iz Zagreba.

Istražite savjete za pametno poslovanje

Primijenite smartworking koncept u četiri glavna područja poslovanja

Evo kako podići produktivnost zaposlenih i timova

ISTRAŽITE

12 pametnih tehnoloških rješenja za male i srednje tvrtke

ISTRAŽITE

Primijenite smartworking koncept u četiri glavna područja poslovanja

Evo kako podići produktivnost zaposlenih i timova

ISTRAŽITE
1. Radno mjesto

Zahvaljujući internetu, laptopima, pametnim telefonima i aplikacijama koje nam na razne načine olakšavaju posao - radno mjesto današnjice više nije nužno vezano za određenu lokaciju. Raditi možemo iz bilo koje zemlje, s kauča ili iz aviona sve dok imamo kvalitetnu internetsku vezu i uređaj poput laptopa ili pametnog telefona. Uz Word, Excel i druge aplikacije koje nam pristup dokumentima omogućavaju bez obzira gdje se nalazili; s kolegama na projektima možemo raditi u realnom vremenu iako smo možda kilometrima daleko. Smartworking na taj način zaposlenicima omogućuje veću fleksibilnost u radu, racionalnije iskorištavanje vremena i bolju učinkovitost.

2. Tehnologija

Današnji biznis nezamisliv je bez interneta. Uz brzu i pouzdanu internetsku vezu, danas gotovo da nema granica po pitanju komunikacije i mogućnost za kolaboracijski rad. Cloud ili računarstvo u oblaku omogućuju da se poslovanje cijele tvrtke premjesti u virtualni prostor, gdje mu se može pristupiti iz bilo kojeg kutka planeta, s bilo kojeg uređaja. Softver poput Officea također pruža opciju zajedničkog rada na jednom te istom projektu u realnom vremenu. U praksi to znači da vi i vaš kolega, iako se nalazite na suprotnim krajevima grada, možete zajednički pripremati dokument u Wordu, Excelu ili PowerPoint prezentaciju, svatko na svojem računalu i u svojem prostoru.

3. Coworking

"Coworking" je koncept rada koji podrazumijeva da timovi imaju na raspolaganju infrastrukturu koja im omogućava da zajedno rade bilo kada, bilo gdje i na kojim god uređajima im odgovara. Takav rad „u cloudu“ omogućuje sinergiju koja značajno podiže kvalitetu rada i učinkovitost. Različita cloud tehnološka rješenja omogućuju im rad na istim dokumentima i projektima. Istovremeno, svi dokumenti i datoteke sigurno su pohranjeni budući da se stalno radi sigurnosni backup podataka. Osim što omogućuje bolje rezultate takav rad i značajno smanjuje troškova papira, pisača i sl.

4. Radni dan

Budući da se smartworking koncentrira isključivo na rezultate rada, i koncept radnog vremena je nešto što gubi smisao jer se u najvećoj mjeri prepušta zaposlenicima i njihovu osjećaju samokontrole, samoorganizacije i odgovornosti za rezultate. Međutim, prema mišljenju stručnjaka, ipak bi trebala postojati okvirna struktura radnog dana, koja se potom može prilagođavati prema potrebi. Ipak, u fokusu više nije duljina radnog vremena od, primjerice, osam sati, nego rezultati rada, što znači da su ključne produktivnost i efikasnost.

Saznajte više

12 pametnih tehnoloških rješenja za male i srednje tvrtke

Omogućuju rad bilo kad i bilo gdje, uz direktno smanjenje različitih troškova

ISTRAŽITE
1. Nova generacija prijenosnih računala

Bez kvalitetne informatičke opreme nema smartworkinga. Nova generacija prijenosnih računala u jednom potezu mogu se transformirati u tablet, omogućuju pisanje stylusom i ujedno se mogu spojiti na internet preko SIM kartica što omogućuje još veću neovisnost jer nije potrebna niti WiFi mreža.

2. Office 365

Softverski paket koji omogućuje da svi zaposleni koriste Word, PowerPoint i Excel na bilo kojem uređaju, uključujući i mobilne, a ujedno mogu zajednički raditi na istom projektu u realnom vremenu. Više osoba tako može raditi u jednom Word, Excel ili PowerPoint zadatku, istodobno ili prema vlastitom rasporedu.

3. Mobilni internet

Više nema poduzetnika koji može učinkovito obavljati posao izvan ureda bez brzog i pouzdanog pristupa internetu za laptop ili pametni telefon gdje god se nalazili. Paket s kojim sasvim sigurno neće morati razmišljati o razmjeni velikih datoteka bez dodatnih troškova je 100 GB mjesečno.

4. Cloud Storage

Omogućuje pristup svim dokumentima putem računala, tableta ili mobitela uz obaveznu internetsku vezu. Moguće je dijeliti velike dokumente s kolegama putem linka, uz osiguranu sigurnosnu kopiju svih dokumenata.

5. Video nadzor

Omogućuje nadzor poslovnih prostora. Sve lokacije mogu se nadgledati s jednog mjesta bez obzira na broj postavljenih kamera. Dobar sustav omogućuje postavljanje samo nekoliko do nekoliko stotina kamera. Iz kontrolne sobe moguće je glasovno upozoriti uljeze prije no što naprave štetu.

6. Fiskalna blagajna

Mali poduzetnici obveznici fiskalizacije s mini fiskalnim blagajnama mogu dobiti sve u jednom uređaju - blagajnu, pisač, internetsku vezu i aplikaciju. Ovisno o veličini tvrtke, postoje i maksi fiskalne blagajne te profesionalne blagajne koje omogućuju pouzdano i brzo izdavanje računa.

7. WiFi

Uz brzu i pouzdanu internetsku vezu koja bežično pokriva cijelu tvrtku dobiva se i podrška stručnjaka, održavanje sustava i njegova optimizacija. Prije same izgradnje sustava analiziraju se potrebe tvrtke kako ne bi bilo nepotrebnih troškova.

8. Upravljanje odnosa s klijentima

Ovaj prodajni i marketinški alat za upravljanje odnosima s klijentima omogućuje da se sve bitne informacije o klijentima pohrane u sustav i da se brojni radni zadaci automatiziraju. Sustav je dostupan bilo kada i s bilo kojeg uređaja te sadrži cjelovitu povijest klijenata.

9. Cloud server

Virtualni server na kojem su sigurno pohranjeni svi podaci, a pruža performanse identične fizičkom serveru. Podacima je moguće pristupiti putem računala, pametnog telefona ili tableta s bilo kojeg mjesta, a svi su smješteni u hrvatskom podatkovnom centru s visokom stabilnošću i brzinom pristupa. Svaki se dan radi sigurnosni backup podataka.

10. Cloud backup

Kontinuirana pohrana podataka koji se nalaze na različitim uređajima - stolnom ili prijenosnom računalu, virtualnim računalima, virtualnim serverima… U slučaju bilo kakve nepredviđene situacije kao što su požar ili poplava u tvrtki, svi poslovni podaci i dokumenti sigurno su pohranjeni i u svakom trenu dostupni za vraćanje kroz jednostavnu i automatiziranu pohranu sigurnosnih kopija.

11. Poslovni informacijski sustav (ERP)

Rješenje koje omogućava povezivanje poslovnih procesa i njihovu kontrolu u jedinstvenom sustavu: od nabave i fakturiranja do računovodstva, upravljanja plaćama i analitike. Maksimalno su pojednostavljeni poslovi kao što su izrada narudžbenica, fakture, knjižna odobrenja i terećenja, vođenje troškova, obračun PDV-a...

12. Cloud nadzor vozila

Jednostavan nadzor nad voznim parkom u svakom trenutku i s bilo koje lokacije. Cjelovito rješenje omogućuje informacije u realnom vremenu: gdje se određeno vozilo nalazi, koliko je kilometara i kojom brzinom prešlo, kojim se rutama kretalo te koristi li se izvan radnog vremena. Omogućuje uvid u detaljne troškove cestarine, goriva, servisa, registracije, putnih naloga...

Saznajte više
Saznajte više