Biznis revolucija malih poduzetnika:

Dobar i pouzdan knjigovodstveni program u našem je poslu najvažniji, kaže vlasnica knjigovodstvenog servisa u kojem je zaposleno pet djelatnika. Važna im je, dodaje, i dobra internetska veza, kvalitetan dokumenata koji im pristižu od klijenata.

I najmanja greška interneta ili računala može me zaustaviti i toliko unazaditi u poslu da dani i mjeseci truda i rada odu u vjetar. Za periodičke obračune postoje i rokovi koje ne smijemo prekršiti. Otkad se posao digitalizirao i informatizirao, znatno nam je lakše, ali s druge strane moramo i mnogo toga osigurati. Više nemamo toliko papira i fizičkih dokumenata, ali zato na svojem serveru i backupu imamo jako puno dokumenata koje moramo dobro čuvati - pojašnjava nam iskusna knjigovotkinja.

Zato je jedno od važnijih poslovnih rješenja Cloud backup. Tako su podaci koji pristižu u servis uvijek na sigurnom. Naime, u Cloud backup se kontinuirano pohranjuju podaci s različitih uređaja, a u slučaju bilo kakvih nepredviđenih situacija u uredu - požara, poplave ili napada računalnih virusa - svi poslovni podaci i dokumenti klijenata ostaju na sigurnom.

Nema strepnje nad podacima - ističe vlasnica servisa.

Za njihova tehnološka rješenja i sigurnost podataka brinu se stručnjaci koji uživaju njezino bezuvjetno povjerenje. Oni su joj i otkrili Cloud server, virtualni poslužitelj na kojem su sigurno pohranjeni svi podaci kojima svi u servisu, ali i klijenti mogu pristupiti s računala ili pametnog telefona.

Nama koji se godinama bavimo ovim poslom nije bilo lako prijeći na potpuno informatizirane sustave i digitalno poslovanje. Bilo je to nešto sasvim novo i morali smo puno toga naučiti. Ali uspjeli smo. Danas obrasce šaljemo e-mailom ili na USB sticku, a donedavno se to činilo nemoguće - tumači.

Njihov posao počinje prikupljanjem svih potrebnih informacija i dokumentacije od klijenta. U servisu je vrlo važna dobra komunikacija s klijentom koji dokumentaciju, račune i sve ostalo što je potrebno mora dostavljati na vrijeme. Slijedi obrada tih podataka, a za to im treba, kaže vlasnica servisa, dobro računalo, dobar program za urudžbiranje, izvrsna internetska veza…

Moramo imati dobar internet za komunikaciju s Poreznom upravom, Financijskom agencijom i poslovnom bankom. Tu ne smije biti propusta jer su oni često kažnjivi. Potom sve to unosimo u evidencije pa na temelju tih podataka izrađujemo analize, obračunavamo poreze, troškove i prihode, vodimo evidenciju o djelatnicima… a onda na osnovu svega toga radimo i polugodišnje te godišnje obračune - objašnjava.

Kao jedno od vrlo važnih poslovnih rješenja ističe i poslovni informacijski sustav ERP, koji omogućuje povezivanje poslovnih procesa i njihovu kontrolu u jedinstvenom sustavu. Unutar njega maksimalno su pojednostavljeni procesi poput izrade faktura, knjižnih odobrenja i terećenja, vođenja troškova, obračuna PDV-a…

MOJA TOP TRI TEHNOLOŠKA RJEŠENJA

01

Pantheon ERP

02

Office 365

03

Cloud backup

Zagrebačka IT tvrtka specijalizirana za rješenja i usluge u području poslovne inteligencije i upravljanja podacima, koja osim u Hrvatskoj radi i u inozemstvu te zapošljava pedesetak konzultanata, programera i ostalih IT stručnjaka, o kvalitetnom poslovanju ne može niti razmišljati bez jednako kvalitetnih poslovnih rješenja.

Jedna od naših prednosti je tehnička, operativna i poslovna izvrsnost u upravljanju podacima na svim razinama jer pružamo rješenja i usluge za unos i prikazivanje podataka, konsolidaciju, skladištenje podataka, analize, izvještavanje, planiranje… Za te su nam poslove itekako potrebni Cloud server, Office 365 i CRM, a o mobilnom internetu da i ne govorim. To se, naprosto, podrazumijeva. Mislim da danas ne postoji sektor koji može funkcionirati bez interneta - govori nam direktorica u IT tvrtki.

Office 365 im je, ističe, prvi i osnovni alat za poslovanje i poslovnu komunikaciju. Bez obzira na to radi li se o ponudama, kalkulacijama ili internoj komunikaciji, bez tog softverskog paketa ne mogu niti zamisliti posao.

Noviji Office 365 ima Yammer, nešto poput interne društvene mreže, pa nama, osim za poslovnu komunikaciju putem e-maila, služi i za onu internu. Uostalom, ima i online sharepoint pa svi mogu pristupiti svim dokumentima i podacima. On omogućava i da više osoba istodobno radi na jednom dokumentu - pojašnjava.

Klijentima uvijek predlažu model suradnje koja najbolje odgovara njihovim potrebama te predstavlja najbolji mogući omjer vrijednosti i uloženog novca, pa prema tome ili pružaju kompletnu uslugu ili asistiraju internom timu klijenta u vidu usluga razvoja i arhitekture sustava, osiguranja kvalitete i poboljšanja performansi.

Dugogodišnje iskustvo i rad s brojnim klijentima u zemlji i inozemstvu omogućili su im da definiraju i izgrade vrlo rijedak i jedinstven skup znanja, osobnih iskustava i vještina za rješavanje složenih problema koji se javljaju u velikim bazama podataka. Za to je izvrsno imati Cloud server.

Nije nam potrebna fizička infrastruktura unutar našeg poslovnog prostora, nego zakupimo prostor i koristimo ga po potrebi. To je izvrsno jer fizički serveri zauzimaju i mnogo mjesta. Tu vidimo veliku uštedu. Plaćamo prostor na serveru kao režijski trošak, a ne moramo se dodatno brinuti o njegovoj sigurnosti. Cloud server nam olakšava i rad s klijentima, kojima uz softverska rješenja nudimo i Cloud server, koji plaćaju mjesečno - pojašnjava menadžerica.

U tvrtki su svi svjesni važnosti tehnologije, posao im je usko vezan uz nju, a mobilni je internet, kaže, u njihovu slučaju nešto što se podrazumijeva.

Internet je, kao i u privatnom životu, već toliko ušao u sve pore naših poslovnih procesa da nam ideja da ga nemamo zvuči nestvarno. Pristup internetu zaposlenici moraju imati bez obzira na to gdje su i kada im on treba. On im je osiguran. To vrlo važno za naš osnovni biznis. Mi smo živ sustav koji radi od 0 do 24 i naši djelatnici moraju moći pristupiti rješenjima s bilo kojeg uređaja, u bilo koje doba i s bilo koje adrese - tumači.

Jednako im je važan i CRM, sustav za upravljanje odnosima s klijentima. Nužno je, kaže, da o njima znaju što više.

Nama je u interesu da znamo što više o našim klijentima. Počinjemo s osnovnim informacijama i onda ih produbljujemo, nadopunjujemo i evidentiramo sve što se događalo od našeg prvog susreta: ugovore, prezentacije, izvještaje - govori direktorica i zaključuje da CRM uvelike pomaže njihovu poslovanju.

MOJA TOP TRI RJEŠENJA

01

Cloud Server

02

Office 365

03

Mini CRM

Rad u marketinškoj agenciji podrazumijeva konstantnu suradnju između odjela, neprekidnu komunikaciju s klijentima i mnogobrojne sate provedene na terenu. Projekti su zahtjevni, posao je dinamičan, a zbog rokova često i stresan. Stoga je Cloud backup, usluga pohrane sigurnosne kopije podataka, jedan od nezaobilaznih alata koje agencija mora imati.

Na svakom klijentu uvijek radi tim, a za svaki projekt producira se velik broj dokumenata. Najgore što vam se može dogoditi jest da svi oni nestanu zbog kvara ili ljudske pogreške. Nama se dva puta dogodilo da smo ih slučajno izbrisali. Na sreću, imali smo Cloud backup koji je sačuvao sve dokumente od prvog dana postojanja agencije i vratio nam ih nakon samo nekoliko klikova - objašnjava IT stručnjak zagrebačke agencije koja zapošljava pedesetak ljudi.

Na Cloud backupu pohranjeno je šest terabajta dokumenata servera i računala koji su u kratkom roku vraćeni zahvaljujući brzom 4G internetu.Cijela agencija pokrivena je wirelessom sa samo četiri pristupne točke, što omogućuje pristup internetu u svakom uredu i sa svakim uređajem. Zbog suradnje različitih odjela i zajedničkih brainstorminga zaposlenici se često "sele" iz ureda u ured i obavezno je da stalno imaju pristup internetu na svojim laptopima i mobitelima. Velik dio posla sastoji se od sastanaka i rada izvan ureda, pa je za kvalitetno obavljanje zadataka nužan i pouzdan mobilni internet koji omogućuje slanje podataka, pregled i uređivanje dokumenata na mobitelu, tabletu ili laptopu.

Naš PR odjel uvijek mora imati brz internet jer konstantno prati što se u medijima piše o njihovim klijentima te im svakodnevno šalje press clipping . Kad organiziramo evente, konferencije, sportske ili neke druge događaje, moramo postaviti mobilni hot-spot kako bismo radili nesmetano kao da smo u svojim uredima. Zato, kad je internet u pitanju, nema mjesta kompromisu. Uvijek imamo brzi 4G mobilni internet. Naravno, i svi gosti naših evenata očekuju pristup internetu - objašnjavaju u agenciji.

Kako bi povećali efikasnost i pojednostavili poslovne procese, za svoju agenciju odabrali su Office 365, koji omogućuje da više ljudi istodobno radi u dokumentu, Wordu, Excelu i PowerPointu bez obzira na to gdje se nalaze. Nema više potrebe za slanjem dokumenata e-mailom ili za njihov prijenos USB-om s računala na računalo. Svaki zaposlenik koji radi na projektu dokumentu može pristupiti sa svojeg računala, iz ureda ili s terena. Office 365 omogućuje i održavanje videokonferencija putem Skypea, što agencijama puno znači jer mnogi klijenti s kojima posluju nisu u istome gradu. Umjesto razmjene bezbrojnih mailova i bespotrebnih troškova putovanja, bitne sastanke mogu održati putem Skypea kao da su s klijentom u istoj prostoriji.

Skalabilnost Officea 365 je izvrsna. Lako se instaliraju licence na novim računalima koje zaposlenici mogu koristiti na pet svojih uređaja. Dakle, plati se licenca za zaposlenika, a on ju može koristiti na stolnom računalu, laptopu, tabletu, mobitelu... Podaci su sinkronizirani i sigurni na svim uređajima, a pristupiti im se može bilo kad i bilo gdje - naglašavaju u agenciji.

Jednako dostupan je i Cloud storage. U njemu su dokumenti na kojima se trenutno radi, a pristupiti im se može s bilo kojeg uređaja i mjesta. Jednostavno ih se linkom može poslati kolegama ili klijentima, bez obzira na njihovu veličinu. Na dokumentima može raditi više ljudi istovremeno, što uvelike olakšava unošenje izmjena i komunikaciju s klijentima. Izvrsno je što Cloud storage pamti sve verzije dokumenta pa, bez obzira na to koliko ste ga puta izmijenili, uvijek možete vidjeti prvu, treću ili petu varijantu. Nema ograničenja veličine dokumenata, a podaci se automatski sinkroniziraju među različitim uređajima. Bez obzira s kojeg im uređaja pristupite, vidjet ćete ažuriranu datoteku.

Softver za upravljanje odnosima s klijentima, Customer relationship manager, jedan je od omiljenih alata u marketinškim agencijama. CRM je savršen za organiziranje podataka o klijentima i praćenje tijeka projekata. Nema više potrebe za bilježnicama, kalendarima, tablicama i raznim računima e-pošte. Uz mini CRM lako je napraviti A/B testiranje, pratiti kampanje, vidjeti koliko ljudi je primilo e-mail, koliko ih ga je pročitalo i kliknulo na link. Rad u agenciji jako je kompleksan, a CRM pomaže da ostane organiziran i da se poštuju rokovi.

MOJA TOP TRI RJEŠENJA

01

Cloud backup

02

Mobilni internet

03

Mini CRM